Ako správne uložiť administratívne dokumenty?

Bez správneho uskladnenia nie je vždy ľahké nájsť administratívne dokumenty. Naozaj, ako nájsť kúpnu zmluvu z roku 2001, ak je nahromadená v krabici s inými papiermi? Aby ste nestratili čas prehrabávaním sa v niekoľkých poliach na vyhľadanie dokumentu, tu je niekoľko tipov na ukladanie.

Ako dlho by ste si mali nechať doklady?

Je dôležité uschovať tieto administratívne dokumenty , majú však tiež dátum spotreby. Po určitom čase teda už nie je potrebné uchovávať určité dokumenty, ako sú faktúry a vyhlásenia každého druhu. Tu je súhrn období, počas ktorých sa odporúča uschovať rôzne druhy papiera:

1 rok: telefón, internet alebo faktúry za sťahovanie, alebo doklad o zaplatení PV.
2 roky: vyhlásenia o rodinných prídavkoch, honoráre lekára, listy o ukončení zmluvy, doklady o sociálnom zabezpečení a vzájomnom zabezpečení, ako aj úverové dokumenty.
3 roky: oznámenia o audiovizuálnej licencii a daňové priznania k dani z príjmu.
5 rokov: účty za vodu a elektrinu, doklady o nájme a nájme, účty za plyn, potvrdenia o zaplatení dane, zmluva o prenájme a doklad o zaplatení výživného.
10 rokov: bankové výpisy, výplatné listy, hypotekárne úvery, zmluvy o životnom poistení po dátume úmrtia atď.
30 rokov: účty za opravy automobilov, účty za výstavbu, účty za nemocnice a občianske IOU.
Na celý život: manželská zmluva, rodinná kniha, vojenská kniha, diplomy, závety, majetkové tituly, dary, zdravotný záznam, očkovací list, lekárska dokumentácia, výplatné pásky, adopčné listy, pracovné zmluvy atď.

Najlepším trikom, ako mať uprataný dom, je udržiavať nevyhnutné minimum . Nie je potrebné uschovať všetky doručené listy a papiere. Je preto nevyhnutné okamžite vyhodiť nepotrebné papiere.

Ukladanie každodenných dokumentov

Ak chcete urobiť poriadok, musíte rozlišovať medzi každodennými dokumentmi a inými súbormi. Aktuálnymi dokumentmi sú dokumenty, ktoré sú často konzultované, a preto musia byť na ľahko prístupnom mieste. Dokumenty, ktoré sú zriedka nahliadnuté, je možné uložiť do škatúľ alebo na vrch police. Tu je niekoľko typov úložiska pre rôzne typy papiera:

Košele v rôznych farbách

Na odlíšenie dokumentov sa používajú farby. V každom priečinku by ste mali tiež použiť vrecká na klasifikáciu dokumentov: jedno vrecko na dane, jedno vrecko na dokumenty EDF, druhé na účty za vodu atď.

Tričká s výstrihom

Priečinkové priečinky sú vhodné na ukladanie objemných dokumentov. Priečinok tak umožňuje klasifikovať rôzne dokumenty týkajúce sa jedného predmetu (príklad: všetky dokumenty týkajúce sa stavby domu).

Krúžkové zakladače

Sú praktické na ľahkú konzultáciu dokumentov bez toho, aby ste ich odpojili od úložiska. Papiere je navyše možné oddeliť priečkami, aby ste ich ľahšie našli. Oddeľovače môžu tiež zobrazovať indikácie, ktoré uľahčujú vykonanie úlohy pri hľadaní. Môžu byť usporiadané v abecednom poradí, podľa dátumu ...

Nábytok so zásuvkami

Ak je na skladovanie veľa papierov, je lepšie zvoliť si kartotéku. Druhá z nich má zásuvky, kde sú rôzne dokumenty zavesené na mrežiach a sú ľahko prístupné.

Chytro usporiadajte administratívne dokumenty

Použitie adekvátneho úložiska samozrejme uľahčuje klasifikáciu súborov, ale je tiež dôležité vedieť, ako usporiadať dokumenty podľa ich typu. Tu je príklad klasifikácie na uľahčenie výskumu:

Rodinný spis: obsahujúci všetky doklady týkajúce sa rodiny, ako napríklad sobášny list, doklady totožnosti, pasy, rodné listy atď.
Vzdelávací spis: doklad o vzdelaní, dokumenty týkajúce sa starostlivosti o deti atď.
Daňový spis: priznania k dani z príjmu, dane z bývania atď.
Zdravotný záznam: zdravotné záznamy, recepty, lekárske vyšetrenia (rádio, skener, ultrazvuk atď.) ...
Spis na faktúre: služby (voda, plyn, elektrina, telefón, internet atď.), Faktúry za tovar a práce atď.
Poistná zložka: zmluvy o poistení auta a domu, životné poistenie, pohľadávky, osvedčenia o pravosti ...
Profesionálny spis: pracovná zmluva, výplatné pásky, prihláška, životopis, diplomy ...
Spis o bývaní: nájomná zmluva, potvrdenie o nájme, listy vlastníka / nájomcu ...
Bankový spis: výpisy z účtu, zmluva, prevodný príkaz ...

Archivácia administratívnych dokumentov

V ideálnom prípade by sa niektoré dokumenty mali archivovať najmenej raz ročne . Archivované súbory sú prehľadne usporiadané do polí podľa dátumu alebo abecedne a podľa témy. Najlepšie je opäť použiť jednu farbu na tému. Tu je príklad úložiska podrobne:

Ružové tričko na faktúry, žlté na financie, modré na poistenie ...
Triedenie podľa poradia: abecedné poradie od A po Z alebo podľa dátumu (podľa mesiaca, potom podľa roku). Toto uľahčuje rozlíšenie medzi novšími a staršími dokumentmi.

Najdôležitejšie je vykonať tekuté usporiadanie, ktoré umožní napríklad ľahké vyhľadanie účtu za vodu za január minulého roku. Ak sú i napriek upratovaniu stále ťažké nájsť papiere, je potrebné skontrolovať vaše techniky skladovania.

Ďalšie tipy na upratovanie vašich administratívnych dokumentov

Ak je na sklade menej papiera, je ľahšie ho uložiť. Okrem triedenia a zbavovania sa zastaraných dokumentov je tiež možné použiť online fakturáciu na príjem menej pošty doma. Je však potrebné pravidelne zálohovať viac médií, aby ste predišli ich strate. Kvôli zvýšenej bezpečnosti by sa dôležité dokumenty mali zálohovať online.

Keď listy dorazia, je dôležité ich vopred zaregistrovať, aby ste zabránili ich hromadeniu v rohu kancelárie celé mesiace. Naliehavé písmená by ste si mali prečítať okamžite, zatiaľ čo iné je možné zoradiť podľa priority. Odporúča sa mať organizátora kancelárie, aby ukladal dôležité doklady, ktoré vyžadujú akciu (platba faktúry, predvolanie atď.) A doklady, ktoré je potrebné archivovať (bankové výpisy, automatické debetné faktúry atď.). Tento trik vám umožňuje okamžite zbaviť sa zastaraného papiera, ktorý je možné vyhodiť, napríklad letákov a reklám.